浅谈项目综合办公室工作心得

    发布时间: 2017年11月16日来源:本站 作者:王建勇 浏览:

    11月2日、3日,公司综合管理部、综合事业部组织公司下属项目部综合办公室人员进行业务培训。在座谈会上,很多同事都反映项目综合办公室在项目处于一种工作不被重视、自身不被尊重甚至被一部分人当成“仆人”的状况、工作无成就感,经常会感觉到困惑、压抑。作为一个同样从事着项目综合办公室业务的年长者,想从自身的工作经历谈一点感想,希望对大家特别是年轻人有一点帮助,不妥之处,还望批评指正。

    第一,作为项目综合办公室人员,必须具有良好的沟通能力。项目综合办公室对上负责与公司党委工作部、工会工作部、团委、纪检监察部、综合管理部、综合事业部的各种工作落实、资料上报等,对外涉及到与业主的沟通、接待,对内则牵涉到项目部各项工作,诸如文件传达及落实情况的追踪、会议及各种活动的组织、各项资料上报的统计、车辆的管理与安排、项目伙食的费用控制与食品安全、卫生以及满意状况的协调等,这些工作,离开良好的沟通能力,是不可能做到的。因此,我们在平时的日常工作中,要做到多请示、多汇报、多交流、多询问,做到遇事心中有数,才能处事不慌。

    第二,在搞好沟通的情况下,寻求理解与支持。电务公司属于工程单位,重点是工程进度、工程安全与质量、工程款的计价与回收,因此项目综合办公室在其中的重要性似乎显得不那么重要。但是作为国企,党的方针政策、公司的各项规章制度及指导性意见,需要通过项目综合办公室来得以宣传贯彻,项目职工的精神风貌需要通过综合办公室组织的各项活动来得以引导,项目部工作的正常运转需要综合办公室的保障来保证得以正常运行。在公司实行绩效考核制度的情况下,项目综合办公室工作开展的好坏,直接会关系到公司各相关部门对项目的考核评分,也直接关系到职工的奖金高低,涉及到职工自身的切身利益。因此,我个人认为,综合办公室的工作不是可有可无,而是一个需要项目加强人员数量、提升任职人员素质的工作岗位。项目综合办公室人员应积极主动与项目领导、其他业务部门加强沟通,取得对方的理解与支持。有了领导及其他业务部门的理解与支持,需要其他部门配合的时候才会得到他们的支持,项目综合办公室的工作才会得到顺利推进。

    第三,要有积极主动的工作意识,而不是被动地接受任务。项目综合办公室人员有很多在工作中主动意识不强,只是被动地服从与执行,这也是导致项目其他部门把办公室人员当成保姆的原因,认为项目办公室人员只是在执行项目领导的安排在工作,只是在配合其他业务部门开展辅助工作。其实,项目综合办公室可以把工作做到前面,积极思考、创新工作方法,为项目领导分担日常事务、解除后顾之忧,为业务部门做好后勤保障,服务于项目施工等主要工作目标,让项目领导、现场施工人员把更多的精力放到项目管理、现场施工等方面。

    第四,制订切实可行的规章制度,一切按制度执行。 一个项目,没有一套行之有效的管理办法,是不可能建设成为一支纪律严明、管理规范、执行有力的队伍的。在项目成立之初,就应该根据相关法律法规及公司的相关规章制度,结合项目实际情况,制订出适当的项目管理办法。没有规矩,不成方圆,有了规矩,不执行也只能是摆设,流于形式。在项目部内部日常管理中,综合办公室要协助领导对相关制度的执行进行督促办理,如项目考勤制度、后勤管理制度、车辆管理制度、办公用品申购制度、项目接待管理制度等,综合项目部不是无事可做,而是大有所为。按制度协助项目领导对项目进行管理,不针对某一个人或某一件事,公平对待,久而久之,会让项目职工形成一种在制度下进行工作和生活的习惯,有利于综合办公室的工作开展,也有利于树立综合办公室人员的威信。

    第五,工作要有规划。项目综合办公室工作要面对的对象非常广泛,事务性质也各不相同。因此,项目综合办公室人员要根据事务的轻重缓急进行分类,紧急的事情立即办、重要的事情马上办、一般的事情稍后办、长期的事情督促办。人的精力和记忆能力都是有限的,用便笺纸记录需要办理的事项是个不错的方法,可以做到事无巨细都不会错漏。

    最后,要说的一点就是:“打铁必须自身硬”。项目综合办公室人员,在协助项目领导对项目进行内部管理、为项目其他业务部门提供后勤保障时,一定要做到“打铁必须自身硬”, 绝对不能“严对人、宽待己”, 要用同一把尺子来考量,要求别人做到的,自己首先要做到,甚至自己要做到更好,这样才会有说服力,做人做事才会让大家信服,有利于日常工作的开展。

    以上感受,只能算是抛砖引玉,欢迎大家各抒己见参与讨论,达到共同提高项目综合办公室工作水平的目的,为项目部工作顺利开展、项目部与公司各部门无缝对接打下基础。